Comparatif des logiciels de gestion des notes de frais pour faciliter vos processus de remboursement

Mis à jour le 28/11/2024

Le logiciel de notes de frais : un indispensable en entreprise

Pour 53 % des directeurs administratifs, la gestion des notes de frais est un de leur principal challenge.

La problématique des notes de frais

Les notes de frais représentent trois défis pour les entreprises :

• La perte de temps : les procédures mises en place sont rarement suivies. La réalisation d’une note de frais puis son traitement monopolisent un temps significatif. Une note de frais prendrait ainsi 27 minutes à faire, en moyenne.
• Les erreurs ou omissions : faire une note de frais est vu comme une perte de temps. La tâche est donc souvent bâclée. Les tickets de caisse justificatifs ne sont pas toujours retrouvés. Les comptables doivent relancer leurs collègues pour avoir les bonnes informations.
• Les fraudes : la note de frais étant déclarative, elle peut faire l’objet de fausses informations. C’est notamment le cas pour les indemnités kilométriques ou les invitations à un repas d’un fournisseur ou d’un prestataire.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais

Automatiser la gestion des notes de frais permet de répondre aux différents challenges de la gestion des notes de frais :

• L’outil permet de paramétrer une procédure claire et précise de déclaration et de traitement des notes de frais.
• Les justificatifs pris en photo sont envoyés directement sur l’application. La reconnaissance automatique génère la note de frais en renseignant directement les informations de la dépense (montant, TVA, date, etc.).
• Le circuit de validation est réduit. Le manager reçoit une alerte. Il valide ou refuse la note en un clic.
• Le remboursement peut être paramétré par le service comptabilité pour intervenir automatiquement après la validation finale.
• Le logiciel communique directement les informations vers le logiciel de comptabilité pour supprimer l’étape de la ressaisie.
• Il est possible d’éditer des statistiques pour analyser les notes de frais et mettre en place des actions d’optimisation de leur gestion.

Comparatif des 5 principaux logiciels de gestion des notes de frais

Il existe plusieurs outils pour digitaliser la gestion des notes de frais. Voici les 5 principaux en France.

Le logiciel notes de frais d’Eurécia

Eurécia a conçu un logiciel de notes de frais s’adaptant à toutes les tailles d’entreprises et à tous les secteurs. L’outil d’Eurécia bénéficie d’un design ultra soigné, comme pour tous les modules de l’éditeur. La plateforme est agréable à utiliser et très facile à prendre en main. Le logiciel d’Eurécia bénéficie de toutes les fonctionnalités nécessaires à une gestion efficace des notes de frais. Ses possibilités de paramétrages détaillées permettent de s’adapter à toutes les procédures internes. C’est un logiciel remarquable, à tester absolument. Les plus du logiciel notes de frais d’Eurécia :

• Le décompte automatique des tickets-restaurant ;
• La certification GDPR : les données personnelles de vos employés sont traitées avec la plus grande confidentialité
• La possibilité de déclarer une note de frais depuis tout support (smartphone, tablette, ordinateur).

PayFit — Notes de frais

PayFit vous garantit un traitement complet d’une note de frais en dix minutes. L’éditeur propose un outil permettant de centraliser la gestion des notes de frais pour tous les acteurs de l’entreprise (salarié, manager, comptable, direction).

Chaque employé dispose d’un espace personnel où il peut scanner ses justificatifs ou les prendre en photo. Le logiciel préremplit le formulaire de déclaration. Le collaborateur a donc juste à confirmer l’envoi de la note de frais et à l’envoyer à son manager pour validation. Les plus du logiciel de notes de frais PayFit :

• La conversion automatique des devises étrangères (voyages d’affaires) ;
• Dématérialisation des reçus et force probante de la version PDF ;
• Possibilité de mettre en place une politique de limite des dépenses.

Onexpense

Onexpense a conçu un outil à destination des PME et des TPE. L’éditeur propose une interface sobre et fonctionnelle. La déclaration des notes de frais suit une procédure prédéfinie en 4 étapes. Les plus du logiciel de notes de frais Onexpense :

• La possibilité de tester le logiciel gratuitement pendant un mois ;
• L’offre spécifique aux cabinets d’expertise comptable ;
• Le partenariat avec Novarchive pour conserver vos justificatifs en version numérique.

Expensya

Expensya est une solution de gestion des notes de frais. Il propose une solution adaptée à chaque taille d’entreprise en commençant par les indépendants. Les multinationales trouveront également leur compte avec cet outil. Expensya a ainsi prévu une fonctionnalité de transactions intersociétés et d’une intégration comptable automatique. L’interface offre une version multi-budget pour faciliter les contrôles. Les plus du logiciel Expensya :

• L’outil dispose d’une fonctionnalité Smart Spend. Elle permet de contrôler vos budgets de notes de frais en temps réel. Vous pouvez ainsi mesurer le retour sur investissement de votre outil facilement.
• Le paramétrage de votre carte bancaire pour un paiement des dépenses professionnelles sur smartphone.
• La gestion des ordres de mission et des avances.

Soldo

Soldo existe depuis 2015. Le logiciel compte aujourd’hui plus de 30 000 clients. Sa solution est tournée vers les TPE et les PME. Son principal objectif est de proposer une solution flexible pour s’adapter aux procédures de ses clients. Les plus du logiciel Soldo :

• Le système de carte d’entreprise assignée à une personne ou à une équipe pour la gestion des budgets ;
• La possibilité de créer des portefeuilles de gestion dédiés pour séparer les fonds ;
• L’accréditation aux normes de sécurité PCI DSS, ISO 27001 et ISO 9001.

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